ALMACEN DE INSUMOS
Almacenes
de Materias Primas y Material de Envasamiento.
Recepción
Ingreso
por Devoluciones de Planta:
Se
aceptarán devoluciones de Planta los días y horarios establecidos mediante el
supervisor de turno; se podrá
contemplar una franja horaria. El personal de planta deberá informar vía correo
electrónico las cantidades enviadas en c/u de los pallets a fin de constatar la
transferencia correspondiente.
Toda
diferencia encontrada en dicho traslado debe ser informada al personal de planta
para su correspondiente ajuste, ya sea revirtiendo el movimiento por la
diferencia detectada o generando un envío complementario con el sobrante
detectado.
·
Ingreso de Mercadería x
Proveedor.
El
ingreso de mercadería a través de proveedores debe iniciarse con el turnado de
los mismos para la descarga de mercaderías. Los proveedores turnados tienen
prioridad de descarga respecto de aquellos que no estén turnados.
Todos
los proveedores que se presenten a descarga se les debe constatar la ORDEN de COMPRA para verificar los siguientes puntos: Fecha aproximada de entrega, la cual
debe coincidir con la que indica el sistema. Cantidad de entrega según Orden de Compra (OC), la cual no debe
superar más del 10% de lo indicado en la OC. Condiciones de estiba de la mercadería, la cual debe ajustarse a
los parámetros de estiba indicados en el procedimiento. Cantidad de stock existente Vs. Espacio físico disponible, este
parámetro se ajustara a productos con stocks de seguridad suficientes para
soportar la falta de ingresos los cuales podrán ser solamente gestionados por
el responsable de turno. En caso que las entregas por parte del proveedor no
cumplan con los puntos antes mencionados, la entrega será rechazada de manera automática, informando de dicha acción al
personal de compras y programadores de producción y supervisores del CD a través del mail
correspondiente, ya que el procedimiento fue comentado, conciliado e informado
con los sectores participes en la coordinación y entrega de insumos por parte
de los proveedores.
Se
contemplaran ciertas excepciones en los casos en que el insumo sea de necesidad
o urgencia. Para esto se requerirá una autorización vía mail de los interesados
en dicha entrega, la cual será evaluado por el personal de almacenes y recepcionado
según los procedimientos establecidos.
Respecto
a los ingresos sin OC, contemplaremos aquellos casos en los cuales el stock de
seguridad del material a entregar sea demasiado bajo o de difícil adquisición
(caso de productos importados.) casos en los cuales solicitaremos vía mail o
telefónica, la rápida generación de las OC correspondiente para su ingreso al
sistema. El camión será demorado hasta
la resolución de los temas pendientes. En el caso de los materiales de
importación, los mismos serán segregados del stock hasta que se realice por
parte de Comercio Exterior (COMEX) la carga de los costos indirectos y la libre
circulación del insumo. No se debe cargar al sistema hasta tener autorización
vía mail de COMEX, tampoco se puede distribuir los mismos. La documentación
recibida debe ser fotocopiada y enviada en sobre cerrado al personal de Comex
quienes autorizaran la carga final al sistema.
No
está prevista la descarga de las urgencias antes mencionadas directo en planta.
ya que por cuestiones operativas o por pedido expreso de los responsables de
compras o programación, es necesario que la misma se realice allí, siendo los
responsables del control de lo recepcionado la gente de planta. En estos casos
el personal de almacenes no es responsable de la carga al sistema ni del
paradero de los remitos correspondientes. Solo se sujetará al reclamo del mismo
esperando la respuesta por parte del personal de Planta.
·
Ingreso de Mercadería
Importada.
La
mercadería de importación sufre un trato en conjunto con el Centro de
distribución (CD), ya que la descarga de algunos de estos insumos debe
realizarse en el lugar antes mencionado por provenir en contenedores. Así es
necesario realizar la descarga por rampas o dock level. Es por esto que al
realizarse la misma en el CD, el remito es enviado en sobre cerrado en el
primer camión de transferencia interna de mercadería adjuntando fotocopia de la misma. El personal del depósito de insumos debe
hacer el reclamo del mismo en el primer camión arribado para luego continuar
con el control de la mercadería entregada.-
Nota: Una vez que se haya colmado la
capacidad del sector de Ingresos del Playón, no se podrá bajo ninguna
circunstancia hacer ingresar otro transporte para realizar descargas,
cualquiera fuera el tipo de entrega, a través de devoluciones, o a través de
proveedores hasta descomprimir la situación del mismo. Este punto está sujeto
al criterio del responsable de turno.
·
Control de mercadería
ingresada.
El
control de la mercadería ingresada debe ser minucioso y bien realizado. A
continuación detallaremos puntos a considerar en el control de los distintos
insumos.
Materia Prima
(MP): En el caso de la Materia Prima
el control debe estar orientado a: Todos los puntos mencionados anteriormente
referentes a las OC, espacio físico, estiba correcta del producto, agregando
también, Fecha de caducidad del insumo, peso de la mercadería en el caso de
insumos de gran volumen, estado del packaging, y Lote (el cual estará
conformado por los últimos 5 dígitos del lote original).-
Material de
Embalaje (ME): En este caso el control estará
también orientado a los puntos referentes a la OC, espacio físico, estiba
correcta, film estrechado de la mercadería, agregando también fecha de
vencimiento del insumo, su acondicionamiento, número de lote (conformado por
los últimos 5 dígitos de la orden de trabajo (OT)).
Rotulado de
Mercadería: Parte del control en el ingreso
de insumos es el rotulado de los mismos, el cual, y sin excepción deberá
aplicarse a todos los insumos ingresados en el día, por pallet y antes de
finalizado el turno en el que fue recibido. Así mismo contemplaremos rótulos
para el sector de pícking el cual contendrá todos los insumos allí
alocados.
Guardado y
ubicación de insumos: Una vez generado el control del remito contra la OC, entregado el conforme
por sistema del ingreso realizado, y rotulado el insumo, se procederá al
guardado del mismo ya sea que corresponda en el rack, playón, cámara o piso
interno del depósito, teniendo como premisa los siguientes puntos: la
conservación de la integridad del insumo, la posibilidad de estiba máxima
considerada, la contemplación de posibles roturas en su almacenamiento y
manipuleo.
Otro
punto a considerar en el guardado de productos es la designación de posiciones,
el sistema nos irá indicando las ubicaciones donde guardar los insumos,
teniendo en cuenta la parametrización generada para tal fin, para lo que se
imprimirá el detalle de la OT generada a través del sistema para realizar el
guardado de los insumos según indica el mismo. En caso que un producto sea
reubicado por cuestiones operativas, de calidad, o por devolución a proveedor,
dicho movimiento debe ser registrado en el sistema para que la posición
reubicada esté actualizada con el físico. Aquí el maquinista deberá informar de
dicha reubicación al planificador para que este le informe la ubicación nueva o
de destino.
Controles
periódicos de mercadería: Es tarea de todos los días
mantener y conservar la integridad de la mercadería almacenada, ya sea repalletizado
un pallet caído, mal acomodado, golpeado
o roto. Controlando faltantes de rótulos o actualizaciones de los mismos
en el sector de picking y en el depósito en general. Embolsando insumos con pinchaduras en sus empaques
originales y reacondicionando los mismos. Esta
tarea debe adoptarse al inicio de cada turno. Así mismo se implementará un
check list de cambio de turno en el que deberán completar las observaciones
antes mencionadas. También se deberá realizar el Check list para medir el
estado y funcionamiento de las máquinas, y prevenir de esta manera posibles
accidentes o roturas mayores.
Preparación
Preparación de
pedidos: Una vez recibido el mail por
parte de planta con el pedido de los insumos, la tarea a realizar en primera
instancia es la de generar por sistema la salida hacia el CD (ME-MP), de los
insumos que corresponderían al primer
camión. Así mismo también se hará una impresión de la OT generada como reporte
de las ubicaciones seleccionadas por el sistema para el preparado de insumos.
Una vez impresas ambas, se le entregará al preparador para que ubique los
productos y confirme las cantidades y ubicaciones y lotes solicitados. Así lo
repetirá con la cantidad de camiones a despachar. Ya confirmadas las cantidades y ubicaciones
por parte del preparador y observadas las modificaciones, el mismo deberá
firmar la planilla (Remito) para luego ser entregada al administrativo quien
realizará las modificaciones necesarias y generará la transferencia,
conjuntamente con las etiquetas impresas a cada producto o pallet despachado.
Despacho
Despacho de
Insumos:
El camión de insumos será enviado a planta para su recepción y de esta manera
asegurar la entrega de insumos en tiempo y forma. Una vez finalizada la carga
por camión se realizará el envío del mail correspondiente confirmando los
productos enviados y los no enviados. Si el camión fue enviado al CD por cuestiones
de mal funcionamiento del túnel o algún otro motivo, se deberá aclarar vía mail
el destino del envío de los insumos para advertir al sector de recepción de
dicho movimiento. De los productos no enviados, en este caso se detallará el
motivo por el cual el insumo no es enviado ajustándose dicha explicación a
causas estandarizadas en las siguientes alternativas: Sin stock físico ni por sistema
(cuando no se envía un insumo por falta de stock o hay stock físico y no por
sistema) – Retenido por calidad (cuando no es enviado por encontrarse retenido
el producto) – Insumos no enviado o enviado tras charla con….(cuando convenimos
telefónicamente un envío o la suspensión del mismo)
Así
mismo se deberán considerar algunas condiciones generales para el despacho de
insumos como ser: Pallets de mercadería que no superen los 1000 Kgs. (sí se
corresponde él envió al CD), pallets sanos en condiciones de ser enviados (si se corresponde él envió al CD), contemplar la estiba correcta,
lineal y dentro de los márgenes del pallet, reforzar o cambiar el film streach,
en caso de ser necesario, para evitar su posible caída en el traslado, y todas
aquellas consideraciones pautadas en el envío de insumos referidos a la
limpieza de los mismos. No mezclar productos de las distintas plantas, no armar
pallets con insumos que no estén visibles, no agregar productos sobre pallets
completos. Rotular toda aquella mercadería dirigida personalmente, acompañado
de una mail impreso pegado al pallet informando al receptor de su envío. Ningún
insumo podrá ser despachado si no refleja un movimiento por sistema, ya que
esto generaría una posible diferencia en el stock. Ya sea el caso de pallets
sin liberar por calidad, o aquellos con stock físico y sin stock por sistema.
(Ganancia operativa).
Logistica
inversa:
Despachos a
Proveedores (Devoluciones):
En aquellos casos que se deban despachar insumos a proveedores en carácter de
devolución por calidad, excedentes, reprocesos, etc. deberá colocarse tanto
físicamente como por sistema en el Sector de Devoluciones cada uno con el
rótulo correspondiente. Será el personal de Compras quién informará el
documento al cual debe imputarse la devolución del material saliente, sin esta
información quedan totalmente prohibidas las devoluciones. Siempre se deben
despachar con remitos oficiales de la Cñia, y tanto el duplicado como el
cuadruplicado correctamente conformados deberán archivarse en la carpeta
correspondiente.
Inventarios
Inventarios
Cíclicos: Además de los inventarios
mensuales que se realizan al finalizar el mes conjuntamente con la gente de
planta, también realizaremos inventarios cíclicos de cierre de semana, los
cuales estarán orientados a reducir las diferencias existentes en los inventarios
de fin de mes y lograr resolver problemas generados en los movimientos de
insumos de la última semana. Los mismos se realizarán los días sábados y
contemplarán productos que fueron solicitados o ingresados en la última semana.
El mismo no superará los 10 insumos a ser contados (a criterio del responsable
de turno) y será coordinado en conjunto con la gente de planta para rever
posibles diferencias. Los bloqueos de las diferencias encontradas serán
manejadas por los responsables de turno. El archivo correspondiente a dichos
inventarios estará ubicado en la red.
Inventarios
Mensuales:
Los mismos deberán realizarse en conjunto con las diferentes plantas. En fechas
a designar por responsable de Administración de c/u de las Plantas, y los pasos
a seguir son lo siguientes:
-
Poner
en conocimiento una semana antes a personal de Compras y a Planificadores de
Insumos y Producción que durante las fechas de estos recuentos no se recibirán
ningún tipo de insumos.
-
Verificar
en sistema, antes de iniciado el recuento,
que no queden productos en traslado en sistema.
-
Una
vez finalizado el recuento y volcados los datos en la planilla, se harán los
ajustes correspondientes (altas y bajas).
La planilla Excel guardarla en
el servidor, en la carpeta que corresponda.
-
Una
vez realizado el Documento de inventario (DI), re direccionar a las posiciones
correspondientes las altas que se hayan generado en la posición ficticia en el
sistema.
-
Inventarios
en Proveedores: En aquellos proveedores que
cuenten con un stock considerable de insumos propiedad de la empresa, será
necesario solicitar mensualmente, vía correo electrónico a c/u de los
responsables, un reporte de los mismos para comparar contras los registros del
sistema; independientemente a este reporte, se debe realizar una visita
bimestral / trimestral según corresponda, para realizar un recuento físico de
existencias y corroborar el estado de conservación de las mismas.
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TRAZABILIDAD
A fin de evitar pérdidas por
vencimientos de insumos, se deberá reportar todos los meses vía correo
electrónico, tanto al Sector de Calidad como a Planificación de Insumos y a Planeamiento de Negocios los insumos cuya fecha de vencimiento se encuentre
dentro de los próximos 30 días a la fecha de emisión del reporte.
Calidad, en caso que lo crea
necesario, solicitará prolongación de vida útil, la cual en caso de existir
deberán comunicar por e-mail; en este caso, personal de Almacenes debe actualizar el vencimiento del insumo tanto
en el sistema, como en el propio insumo a través de un rótulo que describa
fecha de prolongación y la nueva fecha de vencimiento.
El reporte debe contar con la
siguiente información: Artículo, Descripción, Cantidad, Lote, Fecha de
Caducidad y Ubicación.
Todo insumo que haya sido
reportado, una vez que cumpla su vida útil deberá ser bloqueado e informado su
nuevo estado. El mismo será mantenido en Almacenes por un término de 15 días,
durante los cuales se definirá el destino final de los mismos; quién decida la
destrucción de los materiales deberá informar a quien imputar la baja
del stock y los costos acarreados para esta destrucción. Pasados estos 15 días
deberán ser enviados a Planta como destino final, y serán estos los encargados
de gestionar la imputación de la baja.
