Instructivo de un deposito de Insumos de Materias Primas y Material de Envasamiento.

ALMACEN DE INSUMOS

Almacenes de Materias Primas y Material de Envasamiento.

Recepción

Ingreso por Devoluciones de Planta:

Se aceptarán devoluciones de Planta los días y horarios establecidos mediante el supervisor de turno; se podrá contemplar una franja horaria. El personal de planta deberá informar vía correo electrónico las cantidades enviadas en c/u de los pallets a fin de constatar la transferencia correspondiente.

Toda diferencia encontrada en dicho traslado debe ser informada al personal de planta para su correspondiente ajuste, ya sea revirtiendo el movimiento por la diferencia detectada o generando un envío complementario con el sobrante detectado.

·         Ingreso de Mercadería x Proveedor.

El ingreso de mercadería a través de proveedores debe iniciarse con el turnado de los mismos para la descarga de mercaderías. Los proveedores turnados tienen prioridad de descarga respecto de aquellos que no estén turnados.

Todos los proveedores que se presenten a descarga se les debe constatar la ORDEN de COMPRA  para verificar los siguientes puntos: Fecha aproximada de entrega, la cual debe coincidir con la que indica el sistema. Cantidad de entrega según Orden de Compra (OC), la cual no debe superar más del 10% de lo indicado en la OC. Condiciones de estiba de la mercadería, la cual debe ajustarse a los parámetros de estiba indicados en el procedimiento. Cantidad de stock existente Vs. Espacio físico disponible, este parámetro se ajustara a productos con stocks de seguridad suficientes para soportar la falta de ingresos los cuales podrán ser solamente gestionados por el responsable de turno. En caso que las entregas por parte del proveedor no cumplan con los puntos antes mencionados, la entrega será rechazada de manera automática, informando de dicha acción al personal de compras y programadores de producción  y supervisores del CD a través del mail correspondiente, ya que el procedimiento fue comentado, conciliado e informado con los sectores participes en la coordinación y entrega de insumos por parte de los proveedores.

Se contemplaran ciertas excepciones en los casos en que el insumo sea de necesidad o urgencia. Para esto se requerirá una autorización vía mail de los interesados en dicha entrega, la cual será evaluado por el personal de almacenes y recepcionado según los procedimientos establecidos.

Respecto a los ingresos sin OC, contemplaremos aquellos casos en los cuales el stock de seguridad del material a entregar sea demasiado bajo o de difícil adquisición (caso de productos importados.) casos en los cuales solicitaremos vía mail o telefónica, la rápida generación de las OC correspondiente para su ingreso al sistema. El camión será  demorado hasta la resolución de los temas pendientes. En el caso de los materiales de importación, los mismos serán segregados del stock hasta que se realice por parte de Comercio Exterior (COMEX) la carga de los costos indirectos y la libre circulación del insumo. No se debe cargar al sistema hasta tener autorización vía mail de COMEX, tampoco se puede distribuir los mismos. La documentación recibida debe ser fotocopiada y enviada en sobre cerrado al personal de Comex quienes autorizaran la carga final al sistema.

No está prevista la descarga de las urgencias antes mencionadas directo en planta. ya que por cuestiones operativas o por pedido expreso de los responsables de compras o programación, es necesario que la misma se realice allí, siendo los responsables del control de lo recepcionado la gente de planta. En estos casos el personal de almacenes no es responsable de la carga al sistema ni del paradero de los remitos correspondientes. Solo se sujetará al reclamo del mismo esperando la respuesta por parte del personal de Planta.

·         Ingreso de Mercadería Importada.

La mercadería de importación sufre un trato en conjunto con el Centro de distribución (CD), ya que la descarga de algunos de estos insumos debe realizarse en el lugar antes mencionado por provenir en contenedores. Así es necesario realizar la descarga por rampas o dock level. Es por esto que al realizarse la misma en el CD, el remito es enviado en sobre cerrado en el primer camión de transferencia interna de mercadería adjuntando fotocopia de la misma. El personal del depósito de insumos debe hacer el reclamo del mismo en el primer camión arribado para luego continuar con el control de la mercadería entregada.-

Nota: Una vez que se haya colmado la capacidad del sector de Ingresos del Playón, no se podrá bajo ninguna circunstancia hacer ingresar otro transporte para realizar descargas, cualquiera fuera el tipo de entrega, a través de devoluciones, o a través de proveedores hasta descomprimir la situación del mismo. Este punto está sujeto al criterio del responsable de turno.

·         Control de mercadería ingresada.

El control de la mercadería ingresada debe ser minucioso y bien realizado. A continuación detallaremos puntos a considerar en el control de los distintos insumos.

Materia Prima (MP): En el caso de la Materia Prima el control debe estar orientado a: Todos los puntos mencionados anteriormente referentes a las OC, espacio físico, estiba correcta del producto, agregando también, Fecha de caducidad del insumo, peso de la mercadería en el caso de insumos de gran volumen, estado del packaging, y Lote (el cual estará conformado por los últimos 5 dígitos del lote original).-

Material de Embalaje (ME): En este caso el control estará también orientado a los puntos referentes a la OC, espacio físico, estiba correcta, film estrechado de la mercadería, agregando también fecha de vencimiento del insumo, su acondicionamiento, número de lote (conformado por los últimos 5 dígitos de la orden de trabajo (OT)).

Rotulado de Mercadería: Parte del control en el ingreso de insumos es el rotulado de los mismos, el cual, y sin excepción deberá aplicarse a todos los insumos ingresados en el día, por pallet y antes de finalizado el turno en el que fue recibido. Así mismo contemplaremos rótulos para el sector de pícking el cual contendrá todos los insumos allí alocados. 

Guardado y ubicación de insumos: Una vez generado el control del remito contra la OC, entregado el conforme por sistema del ingreso realizado, y rotulado el insumo, se procederá al guardado del mismo ya sea que corresponda en el rack, playón, cámara o piso interno del depósito, teniendo como premisa los siguientes puntos: la conservación de la integridad del insumo, la posibilidad de estiba máxima considerada, la contemplación de posibles roturas en su almacenamiento y manipuleo.

Otro punto a considerar en el guardado de productos es la designación de posiciones, el sistema nos irá indicando las ubicaciones donde guardar los insumos, teniendo en cuenta la parametrización generada para tal fin, para lo que se imprimirá el detalle de la OT generada a través del sistema para realizar el guardado de los insumos según indica el mismo. En caso que un producto sea reubicado por cuestiones operativas, de calidad, o por devolución a proveedor, dicho movimiento debe ser registrado en el sistema para que la posición reubicada esté actualizada con el físico. Aquí el maquinista deberá informar de dicha reubicación al planificador para que este le informe la ubicación nueva o de destino.

Controles periódicos de mercadería: Es tarea de todos los días mantener y conservar la integridad de la mercadería almacenada, ya sea repalletizado un pallet caído, mal acomodado, golpeado o roto. Controlando faltantes de rótulos o actualizaciones de los mismos en el sector de picking y en el depósito en general. Embolsando insumos con pinchaduras en sus empaques originales y reacondicionando los mismos. Esta tarea debe adoptarse al inicio de cada turno. Así mismo se implementará un check list de cambio de turno en el que deberán completar las observaciones antes mencionadas. También se deberá realizar el Check list para medir el estado y funcionamiento de las máquinas, y prevenir de esta manera posibles accidentes o roturas mayores.

Preparación

Preparación de pedidos: Una vez recibido el mail por parte de planta con el pedido de los insumos, la tarea a realizar en primera instancia es la de generar por sistema la salida hacia el CD (ME-MP), de los insumos que corresponderían al  primer camión. Así mismo también se hará una impresión de la OT generada como reporte de las ubicaciones seleccionadas por el sistema para el preparado de insumos. Una vez impresas ambas, se le entregará al preparador para que ubique los productos y confirme las cantidades y ubicaciones y lotes solicitados. Así lo repetirá con la cantidad de camiones a despachar.  Ya confirmadas las cantidades y ubicaciones por parte del preparador y observadas las modificaciones, el mismo deberá firmar la planilla (Remito) para luego ser entregada al administrativo quien realizará las modificaciones necesarias y generará la transferencia, conjuntamente con las etiquetas impresas a cada producto o pallet despachado.

Despacho

Despacho de Insumos: El camión de insumos será enviado a planta para su recepción y de esta manera asegurar la entrega de insumos en tiempo y forma. Una vez finalizada la carga por camión se realizará el envío del mail correspondiente confirmando los productos enviados y los no enviados. Si el camión fue enviado al CD por cuestiones de mal funcionamiento del túnel o algún otro motivo, se deberá aclarar vía mail el destino del envío de los insumos para advertir al sector de recepción de dicho movimiento. De los productos no enviados, en este caso se detallará el motivo por el cual el insumo no es enviado ajustándose dicha explicación a causas estandarizadas en las siguientes alternativas: Sin stock físico ni por sistema (cuando no se envía un insumo por falta de stock o hay stock físico y no por sistema) – Retenido por calidad (cuando no es enviado por encontrarse retenido el producto) – Insumos no enviado o enviado tras charla con….(cuando convenimos telefónicamente un envío o la suspensión del mismo)

Así mismo se deberán considerar algunas condiciones generales para el despacho de insumos como ser: Pallets de mercadería que no superen los 1000 Kgs. (sí se corresponde él envió al CD), pallets sanos en condiciones de ser enviados (si se corresponde él envió al CD), contemplar la estiba correcta, lineal y dentro de los márgenes del pallet, reforzar o cambiar el film streach, en caso de ser necesario, para evitar su posible caída en el traslado, y todas aquellas consideraciones pautadas en el envío de insumos referidos a la limpieza de los mismos. No mezclar productos de las distintas plantas, no armar pallets con insumos que no estén visibles, no agregar productos sobre pallets completos. Rotular toda aquella mercadería dirigida personalmente, acompañado de una mail impreso pegado al pallet informando al receptor de su envío. Ningún insumo podrá ser despachado si no refleja un movimiento por sistema, ya que esto generaría una posible diferencia en el stock. Ya sea el caso de pallets sin liberar por calidad, o aquellos con stock físico y sin stock por sistema. (Ganancia operativa).

Logistica inversa:

Despachos a Proveedores (Devoluciones): En aquellos casos que se deban despachar insumos a proveedores en carácter de devolución por calidad, excedentes, reprocesos, etc. deberá colocarse tanto físicamente como por sistema en el Sector de Devoluciones cada uno con el rótulo correspondiente. Será el personal de Compras quién informará el documento al cual debe imputarse la devolución del material saliente, sin esta información quedan totalmente prohibidas las devoluciones. Siempre se deben despachar con remitos oficiales de la Cñia, y tanto el duplicado como el cuadruplicado correctamente conformados deberán archivarse en la carpeta correspondiente.

Inventarios

Inventarios Cíclicos: Además de los inventarios mensuales que se realizan al finalizar el mes conjuntamente con la gente de planta, también realizaremos inventarios cíclicos de cierre de semana, los cuales estarán orientados a reducir las diferencias existentes en los inventarios de fin de mes y lograr resolver problemas generados en los movimientos de insumos de la última semana. Los mismos se realizarán los días sábados y contemplarán productos que fueron solicitados o ingresados en la última semana. El mismo no superará los 10 insumos a ser contados (a criterio del responsable de turno) y será coordinado en conjunto con la gente de planta para rever posibles diferencias. Los bloqueos de las diferencias encontradas serán manejadas por los responsables de turno. El archivo correspondiente a dichos inventarios estará ubicado en la red.

Inventarios Mensuales: Los mismos deberán realizarse en conjunto con las diferentes plantas. En fechas a designar por responsable de Administración de c/u de las Plantas, y los pasos a seguir son lo siguientes:

-          Poner en conocimiento una semana antes a personal de Compras y a Planificadores de Insumos y Producción que durante las fechas de estos recuentos no se recibirán ningún tipo de insumos.

-          Verificar en sistema, antes de iniciado el recuento,  que no queden productos en traslado en sistema.

-          Una vez finalizado el recuento y volcados los datos en la planilla, se harán los ajustes correspondientes (altas y bajas).

La planilla Excel guardarla en el servidor, en la carpeta que corresponda.

-          Una vez realizado el Documento de inventario (DI), re direccionar a las posiciones correspondientes las altas que se hayan generado en la posición ficticia en el sistema.

-          Inventarios en Proveedores: En aquellos proveedores que cuenten con un stock considerable de insumos propiedad de la empresa, será necesario solicitar mensualmente, vía correo electrónico a c/u de los responsables, un reporte de los mismos para comparar contras los registros del sistema; independientemente a este reporte, se debe realizar una visita bimestral / trimestral según corresponda, para realizar un recuento físico de existencias y corroborar el estado de conservación de las mismas.

.

TRAZABILIDAD

A fin de evitar pérdidas por vencimientos de insumos, se deberá reportar todos los meses vía correo electrónico, tanto al Sector de Calidad como a Planificación de Insumos y a Planeamiento de Negocios los insumos cuya fecha de vencimiento se encuentre dentro de los próximos 30 días a la fecha de emisión del reporte.

Calidad, en caso que lo crea necesario, solicitará prolongación de vida útil, la cual en caso de existir deberán comunicar por e-mail; en este caso, personal de Almacenes  debe actualizar el vencimiento del insumo tanto en el sistema, como en el propio insumo a través de un rótulo que describa fecha de prolongación y la nueva fecha de vencimiento.

El reporte debe contar con la siguiente información: Artículo, Descripción, Cantidad, Lote, Fecha de Caducidad y Ubicación.

Todo insumo que haya sido reportado, una vez que cumpla su vida útil deberá ser bloqueado e informado su nuevo estado. El mismo será mantenido en Almacenes por un término de 15 días, durante los cuales se definirá el destino final de los mismos; quién decida la destrucción de los materiales deberá informar a quien imputar la baja del stock y los costos acarreados para esta destrucción. Pasados estos 15 días deberán ser enviados a Planta como destino final, y serán estos los encargados de gestionar la imputación de la baja.